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如何调拨图书

Hopeshine edited this page Nov 9, 2020 · 4 revisions

dp2系统的图书调拨,由于系统的更新,存在两种方式:

  1. 在【快捷出纳】窗调拨
  2. 在【典藏移交】窗口调拨。

两种方式的区别在于:快捷出纳窗的调拨功能是新开发的,比较容易操作,但是调拨清单需要另外在【日志统计窗】打印;【典藏移交】窗调拨之后可以导出并打印调拨清单。

两种方式介绍如下。


推荐方式: 使用【快捷出纳】窗进行图书调拨

点内务工具条上的【借】或者【还】字进入【快捷出纳】窗,右鼠标键点快捷出纳窗上大字“借”或者“还”字,会出现一个上下文菜单,选“调拨”即进入调拨功能状态。每次进入调拨状态时,会自动弹出一个对话框询问调拨的目标馆藏地。只要内务不退出,上一次选择过的目标馆藏地会被记忆,对话框弹出的时候会自动选定上次用过的目标馆藏地(当然操作者可以重选这个目的馆藏地)

在快捷出纳窗的 textbox 中扫入要调拨的册的条码号。可以连续扫入多个条码号,直到需要调拨的一批图书都扫入完成。每扫入一次,快捷出纳窗的任务列表中会显示这一册的调拨执行过程。红色表示失败,绿色表示成功。

处于在借状态的册记录无法调拨。

如何打印移交清单。文档


老方式:使用【典藏移交】窗调拨

典藏移交标准操作,请见视频:调拨图书到班级书架

1. 调拨前的准备

将此批需要调拨的图书单独码放整齐,做好标记,确保不会与其他书混淆。

班级书架调拨之前,系统中要设置好班级书架的馆藏地,一般由系统管理员预先设置。

2. 进入【典藏移交】界面。

点击【批处理】-【典藏移交】,进入【典藏移交】界面。

3. 【装载】-【验证】

在【装载】属性页,首先要确定当前需要调拨的图书的类型。点击【出版物类型】下面文本框右侧的下拉列表,如果调拨的是图书,则选择“图书”;调拨期刊时,要选择“连续出版物”。

图书调拨装载环节可以有两种操作方式。

一种是先将计划调拨的图书从【实体查询窗】检索出来,并导出生成册条码号文件,利用该文件装载-验证-转移-打印清单

另一种是在系统中直接扫入需要调拨图书的册条码号-转移-打印清单。

因为调拨的操作与图书实物密切相关,所以在调拨过程中必须拿着实物一本一本确认。

3.1 通过册条码号文件装载。

3.1.1 导出册条码号文件

在【实体查询窗】,先检索出此次需要调拨的册记录,全选这些记录后,在任意一条已选记录上单击鼠标右键,从右键菜单里选择【导出】-【到条码号文件】命令,系统弹出【请指定要打开的条码号文件名】对话框,用户选择扫制好的条码号文件后,点击【打开】按钮。这样就导出了册条码号文件。

3.1.2 装载-验证

准备好条码号文件之后,点击【装载】属性页上【从条码号文件...】按钮,系统弹出【请指定要打开的条码号文件名】对话框,用户选择扫制好的条码号文件后,点击【打开】按钮。系统以列表形式将条码号文件中的相关册信息显示到【装载】界面中间的【集合内】显示区域,此时就完成了文件的装载。

装载完后,点击【下一步】按钮,进入【验证属性页】。

在【验证属性页】里,需要用户一本一本扫入待移交图书上的册条码号来验证。每扫入一本,【集合内】列表相应记录显示为绿色背景色,表示系统验证成功。

当【集合内】列表中的记录都被扫入验证之后,【验证】属性页上的【下一步】按钮显示为可用状态。

如果扫入的册条码号没有包含在【集合内】列表里,系统会弹出对话框提示“册记录不在集合内,已加入到集合外列表”,同时所扫入的册条码号显示到【集合外】列表框。

用户需要确定该册是否需要移交.如果不需要移交,右击该记录,从右键菜单选择【移除】命令,将该记录移出【集合外】列表。然后【下一步】按钮才显示为可用。

如果需要移交,则先将对应的图书摆放在一边,以备本次调拨之后单独处理。然后右击该记录,从右键菜单选择【移除】命令,将该记录移出【集合外】列表。

如果扫完手边需要调拨的图书后,发现有些已装载的记录中存爱没有被扫到(即没有得到验证)的情况,需要先将这些记录从【集合内】列表中移出,【下一步】按钮才显示为可用。

点击【下一步】按钮,进入【转移】环节。

3.2 通过【扫入册条码号】装载

在【装载】属性页,点击【扫入册条码号...】按钮,系统弹出【扫入条码】对话框,用户在这里用扫码枪扫入待调拨图书上的册条码号,每扫入一笔,该笔对应的册记录就显示到【集合内】列表中,直至扫完所有待调拨图书。

然后点击【下一步】按钮,进入【验证】环节。

因为“装载”阶段已经拿着实物扫制过一遍了,此时可用跳过验证环节,直接点击【下一步】,进入【转移】属性页。

4. 【转移】

在【转移】属性页,点击【修改馆藏地】按钮,系统弹出【请指定要修改成的馆藏地点...】对话框,用户点击馆藏地点文本框右侧的下拉列表,可以看到当前账户权限下所有的馆藏地点,然后选择需要修改的馆藏地名称。

注意,如果是要调拨到一个具体的班级书架的话,需要在班级书架馆藏地后面手动设置成具体的班级书架名称。例如,现有的班级书架馆藏地名称为:<星洲学校/班级书架>,当需要调拨到2018级1班时,需要设置为:<星洲学校/班级书架:2018级1班>,此处的**:**为英文模式。

然后点击【确定】按钮,系统提示“共修改 项,保存 项”,表示系统当前调拨已经完成。

当所调拨的册中有处于在借状态时,用户点击【修改馆藏地】按钮之后,系统会弹出对话框提示"列表中有在借状态的行,需要先处理后再来调拨,是否需要继续”

用户可以点击对话框上的【否】后,可以右拉【集合内】列表下方滚动条,从借阅者一栏判断哪册处于在借状态;

如果用户点击对话框上的【是】,系统会继续提示“是否需要对这些在借状态的册执行还书”。

再点击【是】,则当前典藏移交取消,系统自动转到【快捷出纳窗】并自动对移交过程中在借状态的册进行还书操作。

用户关闭【快捷出纳窗】,重新回到【典藏移交】的【转移】界面。按照正常流程操作即可完成所调拨书的馆藏地修改。这时【集合内】列表中册信息的【馆藏地点】一栏显示为新的馆藏地,图书调拨到了新的馆藏地。

如果用户不想先对在借册状态的书进行还书操作,可以点击【否】,系统会修改非在借册的馆藏地,并提示“对在借册修改馆藏地过程中发生错误,因册记录中有流通信息”。同时该册记录显示为红色背景。用户点击【确定】后,可以先对红色背景的记录进行移除(在记录上右击,选择【移除】),然后点击【下一步】按钮,进入【打印】属性页。

5. 【打印】

在【打印】属性页,点击【打印已验证清单...】,系统弹出【打印已验证清单】对话框。已验证清单分两页,第一页显示了本次移交的总种数和总册数,总价格等,第二页显示了具体的调拨清单。用户点击对话框左下角的【打印】按钮,即可打印此批调拨清单。

打印出来的调拨清单最好由调拨者和接受调拨的人员签字,以备查。建议一式两份打印,一份存档,一份与图书实物放在一起便于实际移交时参考。

调拨之后一定要当场把调拨清单打印出来,不然结束操作之后就没法调出调拨的整批记录了。只能利用日志窗零星调出记录来

如果当前不具备打印条件,也可以把调拨记录导出到电子档。点击【打印】的时候同时按住键盘上的ctrl键,系统弹出【打印】对话框,用户可以选择其中的【Microsoft Print to PDF】或者【Microsoft XPS Document Writer】,将调拨记录保存到PDF档或者XPS档。

一般来说,正规的图书调拨或者典藏移交应该严格按照上述流程来处理。因为这样的流程可以确保系统内调拨的图书与实物一致。【打印已验证清单...】这个功能只能针对严格按照以上移交流程完成验证的移交来打印。如果“装载”环节是从文件导入的册条码号,然后通过点击“转移”标签直接跳到【转移】环节,并设置了新的馆藏地,但未经扫码验证,使用这个按钮无法打印的,因为少了验证过程。但通过上述过程是可以实现馆藏地的批修改的。

【打印】属性页还有一个选项【打印全部事项清单】,这个按钮可以用来打印没有经过验证的移交清单。特殊情况下,调拨数量特别大,或者时间紧迫来不及扫码验证,这种情况下可以按照上一段简单描述的步骤来进行,结果可以通过点击【打印全部事项清单】按钮来打印。当然,我们还是提倡按照正规流程调拨,这样可以避免一些不必要的疏忽。

6. 对未成功移交的册进行确认

对未成功移交的册还需要进行确认,如果确定是需要移交,可以通过【典藏移交】-【装载】属性页中,点击【扫入册条码】按钮来进行个别移交

7. 用户在系统中完成典藏移交之后,需要及时将书放到新的馆藏地,以便读者可以按照系统设置找到对应的书。

8. 打印配置

有些用户对班级调拨的清单有特殊的打印要求,可以通过【打印】属性页上【打印配置】来进行设置。

点击【打印配置】按钮,系统弹出【图书 打印配置】对话框(如果在“装载”环节选择的是“连续出版物”,这里会弹出【连续出版物 打印配置】)。这个对话框里有三个标签属性页:【一般参数】、【栏目定义】、【模板】。这三个属性页分别定义所打印的汇总页、清单页具体设置,以及自定义打印模板。【一般参数】、【栏目定义】默认值都是系统根据最常用的典藏移交流程来设置的。有些用户希望在此打印的清单不仅作为移交清单,而且另有其他用途,可以通过自行修改这三个属性页来实现。

8.1如何设置汇总页页眉页脚,定义清单页显示行数

【一般参数】属性页定义了汇总页。【页眉文字】一栏定义了页眉显示的内容;【页脚文字】一栏定义了页脚显示的内容;【表格标题】一栏定义了汇总页和清单页所打印的标题名称;【每页行数】一栏定义了清单页每页所显示的移交数量,用户可以根据需要修改这几栏的内容。如果移交数量大,想要每页显示一定数量的记录,可以在【每页行数】设置为需要的行数。

8.2如何设置清单页的栏位

【栏目定义】属性页定义的是清单页所显示的栏位,用户可以根据需要修改或者增删,以及改变各栏位先后顺序。

8.2.1如何修改栏目

选择需要修改的栏目,点击【修改】,系统弹出【一个栏目】对话框。

这个对话框里可以从【栏目名】文本框的下拉列表选择需要的栏目名,并且可以自由对其所显示的标题文字进行修改。如:栏目名称选择“barcode--册条码号”,标题文字默认为“册条码号”,用户可以自行修改为“中文图书册条码”或其他想要显示的文字;

【栏宽字符数】一栏指该栏按照字符数量来衡量的宽度,默认-1表示不限制;如果此处设置为一个数值,打印清单上该栏位的宽度就为多少个字符。数值越大栏位越宽。

【截断字符数】一栏,指打印的清单上该栏所显示的字符数,系统默认-1表示不限制,即系统拉出来是什么内容就显示什么内容。如果设置为1,表示清单上该栏只显示第一个字符。此处设置的数值越大,显示的字符数量越多。

8.2.2如何增加栏目

如果需要增加栏目,在【栏目定义】属性页点击【新增】按钮,系统弹出【一个栏目】对话框,用户可以在此定义新的栏目。具体方法同上“如何修改栏”。

8.2.3如何删除栏目

在【栏目定义】属性页选择需要删除的栏目后,点击【删除】按钮,即可删除该栏目。

8.2.4如何修改栏目显示的次序

在【栏目定义】属性页选择需要调整的栏目后,点击【上移】或者【下移】按钮,调整其显示的栏位先后。显示在下方的在打印清单上会靠后显示。

9.输出和特殊打印

通过以上设置后,可以将设置到一页的清单导出到excel里面。

在需要导出的清单上鼠标右键单击,选择【导出到Microsoft excel】选项,该页内容即可被导出到excel表中,导出完毕excel自动打开。用户可以把excel保存到需要的地方,以便后续调用。

在系统里面设置为一页的清单实际打印出来不一定只有一页。因为打印机打印的效果是根据系统默认的设置来进行的。

如果想要为清单设置特殊格式,可以通过【打印预览】来预览调整,再打印。操作步骤如下:

在需要打印的清单上鼠标右键单击,选择【打印预览】选项,系统弹出【打印预览】对话框。用户可以选择“多页视图”下拉列表,选择屏幕所显示的页数,直观地看到打印效果。如果想要切换竖向/横向打印,点击工具条上的“纵向”或“横向”图标按钮;如果想将多页内容调整到一页上打印,可以点击“收缩到纸张大小”下拉列表,在其中设置缩放比例,以进行效果调整。

设置好打印效果之后,点击【打印预览】对话框左上角的“打印文档”图片按钮,完成打印。

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