Phân tích quản lý hồ sơ

Tạo form động bằng alpacajs: http://www.alpacajs.org/. Dữ liệu form được lưu theo định dạng của json.

Vào đây để tìm hiểu và sử dụng các cộng cụ làm việc với alpacajs

####Các entity dữ liệu

Entity - dossiertemplate quản lý các mẫu hồ sơ dùng cho thủ tục hành chính

• templateNo: Số hiệu quản lý mẫu hồ sơ, phải tương đồng giữa 2 hệ thống
• templateName: Tên mẫu hồ sơ tạo ra
• description: Mô tả hướng dẫn sử dụng mẫu hồ sơ

Entity - dossierpart quản lý cấu trúc thành phần của mẫu hồ sơ

• dossierTemplateId: Tham chiếu mẫu hồ sơ chứa thành phần
• partNo: Mã số thành phần, phải tương đồng giữa 2 hệ thống để trao đổi hồ sơ
• partName: Tên hiển thị của thành phần hồ sơ
• partTip: Mô tả hướng dẫn cho thành phần hồ sơ
• partType: Kiểu thành phần 1-một giấy nộp vào, 2-nhóm nhiều giấy tờ nộp vào, 3-nhóm giấy tùy chọn, 4-hồ sơ riêng, 5- một giấy kết quả, 6-nhiều giấy kết quả.
• parentId: Thành phần hồ sơ cha.
• sibling: Số thứ tự sắp xếp thành phần
• treeIndex: Mã index sắp xếp thành phần hồ sơ trong cây thư mục
• formScript: Mã nguồn tạo form trực tuyến theo alpacajs để khai báo đơn (chỉ áp dụng thành phần kiểu 1). Trường đa ngôn ngữ để cho phép nhập mã nguồn form thuộc ngôn ngữ khác nhau.
• formReport: Mã thiết kế xml jasper để sinh report từ dữ liệu nhập trong form
• sampleData: Dữ liệu mẫu cho form (theo đúng schema). Dùng để điền sẵn một số dữ liệu vào form khi tạo mới.
• required: Cờ đánh dấu thành phần phải được kiểm tra có dữ liệu hợp lệ khi submit hồ sơ
• templateFileNo: Mã kí hiệu mẫu đơn, tờ khai cho thành phân hồ sơ loại 1-2-5-6

Khi đánh số các thành phần hồ sơ, luôn luôn đặt các loại giấy nộp lên trước các loại giấy trung gian và kết quả để thể hiện thứ tự sinh ra trong quá trình xử lý hồ sơ

Entity - serviceconfig quản lý cấu hình dịch vụ công thực hiện trong cơ quan nhà nước

• serviceInfoId: Tham chiếu thủ tục hành chính
• serviceDomainIndex: Chuỗi tham chiếu lĩnh vực dùng để tìm kiếm theo cây danh mục (lấy theo serviceInfo)
• serviceAdministrationIndex: Chuỗi tham chiếu cấp hành chính dùng để tìm kiếm theo cây danh mục (lấy theo serviceInfo)
• dossierTemplateId: Tham chiếu mẫu hồ sơ thủ tục hành chính (có thể null nếu dv mức độ 2)
• govAgencyCode: Mã cơ quan thực hiện thủ tục hành chính lấy theo danh mục GOVERNMENT_AGENCY
• govAgencyName: Tên cơ quan thực hiện thủ tục
• serviceInstruction: Hướng dẫn chi tiết thực hiện dịch vụ công tại cơ quan
• serviceLevel: Mức độ cung cấp của dịch vụ công hiện có: 2,3,4
• servicePortal: Cờ đánh dấu có tiếp nhận trực tuyến trên cổng
• serviceOnegate: Cờ đánh dấu có tiếp nhận tiếp nhận hồ sơ một cửa
• serviceBackoffice: Cờ đánh dấu xử lý hồ sơ trong hệ thống của cán bộ
• govAgencyOrganizationId: Mã organizationId trong Liferay tương ứng với govAgencyCode (nếu serviceBackoffice được dựng)
• serviceCitizen: Cờ đánh dấu dịch vụ công áp dụng cho công dân
• serviceBusinees: Cơ đánh dấu dịch vụ công áp dụng cho tổ chức/doanh nghiệp
• serviceProcessId: Tham chiếu quy trình xử lý thủ tục chính (serviceprocess)
• serviceUrl: Địa chỉ nộp hồ sơ trực tuyến (dịch vụ cấp 3, 4) ở site bên ngoài. Địa chỉ này phải để trắng trong trường hợp cờ servicePortal được đánh dấu.

Một thủ tục thực hiện tại một cơ quan có thể chia thành nhiều lựa chọn với mẫu hồ sơ và quy trình xử lý khác nhau cho các đối tượng khác nhau. Khi đó ngoài cấu hình serviceconfig phải bổ sung thêm thông tin serviceoption như sau.

Entity - serviceoption quản lý cấu hình menu lựa chọn cho dịch vụ công

• serviceConfigId: Tham chiếu dịch vụ công
• optionName: Tên của lựa chọn
• optionOrder: Thứ tự của lựa chọn
• autoSelect: Chuỗi pattern xác định việc lựa chọn tự động theo đối tượng xử lý hồ sơ. Để null nếu phải lựa chọn thủ công bởi người làm thủ tục.
• serviceProcessId: Tham chiếu quy trình xử lý cho thủ tục
• dossierTemplateId: Tham chiếu mẫu hồ sơ xử lý bởi dịch vụ

Cấu trúc của chuỗi autoSelect sẽ được xác định sau

Việc cấu hình thành phần hồ sơ và cấu hình dịch vụ công phải giống nhau về dữ liệu giữa hệ thống backoffice và frontoffice

Entity - dossier quản lý thông tin hồ sơ thực hiện thủ tục

• oid: mã duy nhất của hồ sơ được dùng trong trao đổi
• externalRefNo: Số tham chiếu hồ sơ được thu thập thông tin từ hệ thống ngoài
• externalRefUrl: Địa chỉ truy cập xem hồ sơ tại hệ thống bên ngoài
• ownerOrganizationId: Ánh xạ tới tổ chức sở hữu hồ sơ (null nếu là của cá nhân)
• serviceConfigId: Dùng để tìm kiếm danh mục các dịch vụ công được người dùng gần nhất
• serviceInfoId: Tham chiếu thủ tục hành chính
• serviceDomainIndex: Chuỗi tham chiếu lĩnh vực dùng để tìm kiếm theo cây danh mục
• serviceAdministrationIndex: Chuỗi tham chiếu cấp hành chính dùng để tìm kiếm theo cây danh mục
• dossierTemplateId: Tham chiếu mẫu hồ sơ sử dụng
• govAgencyCode: Mã cơ quan thực hiện thủ tục hành chính
• govAgencyName: Tên cơ quan thực hiện thủ tục
• govAgencyOrganizationId: Mã Id của cơ quan thực hiện thủ tục
• serviceMode: 0-nhận trực tuyến nội bộ; 1-nhận trực tuyến từ xa; 2-nhận từ một cửa; 3-thống kê ngoài
• counter: Số đếm hồ sơ của kho cá nhân, tổ chức
• subjectId: Id của cá nhân, tổ chức đứng tên chủ hồ sơ
• subjectName: Tên của cá nhân, tổ chức đứng tên chủ hồ sơ
• address: Địa chỉ liên lạc
• cityCode: Mã thành phố
• cityName: Tên thành phố
• districtCode: Mã quận
• districtName: Tên quận
• wardCode: Mã phường
• wardName: Tên phường
• contactName: Tên người liên lạc
• contactTelNo: Số điện thoại liên lạc
• contactEmail: Địa chỉ email
• note: Ghi chú hồ sơ
• submitDatetime: Ngày hồ sơ đã gửi thành công trên hệ thống online
• receiveDatetime: Ngày tiếp nhận hồ sơ lần đầu
• receptionNo: Số được tiếp nhận
• estimateDatetime: Ngày hẹn trả hồ sơ
• finishDatetime: Ngày hoàn thành xử lý hồ sơ
• dossierStatus: Thông tin trạng thái của hồ sơ chính
  • new: hồ sơ được tạo mới bởi cá nhân, tổ chức trên hệ thống DVCTT
  • receiving: hồ sơ đang chờ được tiếp nhân trên hệ thống DVCTT
  • waiting: hồ sơ đang được chờ bổ sung giấy tờ
  • paying: hồ sơ đang được chờ thanh toán
  • processing: hồ sơ đang được xử lý
  • ended: kết thúc quy trình xử lý hồ sơ (đối với nhánh hoặc cả hồ sơ chính). Sẵn sàng trả kết quả ở bộ phận một cửa
  • system: hồ sơ đang được hệ thống xử lý (khi trao đổi giữa frontoffice và backoffice)
  • error: hồ sơ đang có lỗi xử lí trong hệ thống
• dossierSource: Cờ đánh dấu nguồn tạo hồ sơ, 0- nguồn tiếp nhận trực tuyến, 1- nguồn tiếp nhận mốt cửa. Khi hồ sơ được tạo ra trên hệ thống trực tuyến thì việc đồng bộ dữ liệu hồ sơ là bắt buộc. Nếu việc đồng bộ không thành công thì hệ thống phải báo lỗi.
• keypayRedirectUrl: địa chỉ url dùng để báo kết quả thanh toán trực tuyến. Nếu null thì hệ thống không hỗ trợ việc báo thanh toán trực tuyến. Địa chỉ này phải lấy từ tham số cấu hình dịch vụ của cổng.
• delayStatus: xác lập tình trạng trễ hẹn của hồ sơ 0-còn hạn, 1-quá hạn, 2-đúng hạn, 3-trễ hạn. Khi thay đổi trường finishDatetime thì phải tính lại giá trị này. Nếu = 0 thì phải kiểm tra lại mỗi lần hiển thị.

Thiết kế này cho phép quản lý trạng thái các hồ sơ được hình từ hệ thống bên ngoài. Ví dụ một cá nhân tổ chức đã cấp tài khoản trên OpenCPS có thể đăng nhập qua OAuth vào hệ thống khác để thực hiện làm thủ tục. Khi đó thông tin hồ sơ được tạo từ hệ thống ngoài sẽ được cập nhật vào hệ thống chứa tài khoản kèm theo thông tin về externalRefNo và externalRefUrl. Như vậy một hồ sơ có giá trị externalRefNo sẽ là hồ sơ được tạo từ hệ thống ngoài

Sử dụng trực tiếp dossierlog, không sử dụng bảng này nữa Entity - dossierstatus quản lý cập nhật trạng thái xử lý đối với hồ sơ (bao gồm cả xử lý cho hồ sơ riêng)

• dossierId: Tham chiếu hồ sơ
• fileGroupId: Tham chiếu thành phần hồ sơ được xử lý riêng, = 0 thể hiện trạng thái cho thành phần hồ sơ chính
• dossierStatus: Trạng thái hiện tại của hồ sơ, tham chiếu danh mục DOSSIER_STATUS.Các trạng thái cơ bản của hồ sơ gồm:
• actionInfo: Thông tin về thao tác xử lý hồ sơ
• messageInfo: Nội dung dùng trong trao đổi xử lý hồ sơ
• updateDatetime: Ngày cập nhật thông tin cuối cùng
• syncStatus: trạng thái đồng bộ: 0-chưa cần đồng bộ, 1-yêu cầu đồng bộ, 2-đồng bộ thành công, 3-đồng bộ bị lỗi. Như vậy một hồ sơ có thể có nhiều trạng thái khác nhau phụ thuộc vào quá trình xử lý đối với thành phần hồ sơ riêng của nó.

Chú ý: Đối với frontoffice, trạng thái hồ sơ có thể bị chuyển về trạng thái lỗi xử lý khi đang ở trạng thái system nếu phát hiện bất kì quá trình đồng bộ nào về hồ sơ, phiếu thanh toán gây ra lỗi. Lí do gây ra lỗi sẽ phải do người quản trị hệ thống xem chi tiết trong phân hệ ghi log xử lý hệ thống. Khi gặp lỗi thì người sử dụng có thể khôi phục hồ sơ về trạng thái trước đó.

Entity - dossierlog ghi log toàn bộ quá trình xử lý hồ sơ (bao gồm cả phía người dùng lẫn

• dossierId: Tham chiếu hồ sơ
• fileGroupId: Tham chiếu xử lý cho hồ sơ riêng, =0 tương ứng với hồ sơ chính
• actor: Đối tượng thực hiện action: 0-hệ thống (xử lý tự động), 1-người làm thủ tục, 2-cán bộ xử lý
• requestCommand: các mã lệnh yêu cầu
  • cancel - yêu cầu rút hồ sơ
  • repair - yêu cầu sửa lỗi kết quả thủ tục
• actionInfo: Thông tin về thao tác xử lý hồ sơ
• messageInfo: Thông tin trao đổi xử lý hồ sơ
• dossierStatus: Trạng thái hồ sơ sau khi thực hiện action, tham chiếu danh mục DOSSIER_STATUS
• updateDatetime: Ngày cập nhật thông tin xử lý trạng thái hồ sơ
• level: Mức độ cảnh báo 0-nhật kí (log), 1-thông báo (notify), 2-lỗi xử lý (error)
• syncStatus: trạng thái đồng bộ 0-không phải đồng bộ, 1-yêu cầu đồng bộ, 2-đồng bộ thành công, 3-đồng bộ bị lỗi.

Entity filegroup quản lý nhóm giấy tờ trong một hồ sơ riêng

• oid: mã duy nhất của nhóm hồ sơ được dùng trong trao đổi
• dossierId: Tham chiếu hồ sơ chứa giấy tờ
• dossierPartId: Tham chiếu thành phần của hồ sơ của nhóm (chỉ áp dụng cho thành phần hồ sơ riêng)
• displayName: Tên hiển thị nhóm
• removed: Cờ đánh dấu nhóm hồ sơ bị xóa
• syncStatus: trạng thái đồng bộ: 0-chưa cần đồng bộ, 1-yêu cầu đồng bộ, 2-đồng bộ thành công, 3-đồng bộ bị lỗi.

Entity dossierfile quản lý các giấy tờ trong một hồ sơ

• oid: mã duy nhất của tài liệu được dùng trong trao đổi
• dossierId: Tham chiếu hồ sơ chứa giấy tờ
• serviceDomainIndex: Chuỗi tham chiếu lĩnh vực dùng để tìm kiếm theo cây danh mục
• serviceAdministrationIndex: Chuỗi tham chiếu cấp hành chính dùng để tìm kiếm theo cây
• dossierPartId: Tham chiếu thành phần của hồ sơ
• templateFileNo: Mã kí hiệu của mẫu giấy tờ (lấy theo thành phần hồ sơ)
• groupFileId: Tham chiếu nhóm giấy tờ trong hồ sơ
• ownerUserId: Tham chiếu người sở hữu hồ sơ (kho cá nhân)
• ownerOrganizationId: Tham chiếu tổ chức/doanh nghiệp sở hữu hồ sơ (kho tổ chức)
• govAgencyOrganizationId: Mã Id của cơ quan thực hiện thủ tục
• displayName: Tên hiển thị kèm theo (áp dụng cho giấy tờ khác)
• formData: Dữ liệu form online (chỉ áp dụng giấy tờ loại đơn)
• fileEntryId: attach file lưu trong CSDL (áp dụng cho giấy đơn và giấy khác)
• fileUrl: sử dụng cho trường hợp upload file kích thước lớn
• dossierFileMark: 1-bản chính, 2-bản công chứng, 3-bản chụp (dùng để check hồ sơ trong một cửa điện tử). Giá trị 0 là không rõ (không đánh dấu)
• dossierFileType: 1-input (giấy tờ nộp); 2-output (giấy kết quả);
• dossierFileNo: số văn bản dùng trong quản lý (ví dụ số biên bản, số giấy phép,...)
• dossierFileDate: ngày văn bản của giấy tờ
• removed: Cờ đánh dấu giấy tờ này đã bị xóa, không còn sử dụng (lưu lại để xem vết sửa đổi)
• original: Cờ đánh dấu giấy tờ là giấy tờ gốc được tải lên hệ thống hoặc được trả về từ kết quả thủ tục
• renewDatetime: Ngày giờ hồ sơ được bổ sung sau khi submit lần đầu�
• syncStatus: trạng thái đồng bộ: 0-chưa cần đồng bộ, 1-yêu cầu đồng bộ, 2-đồng bộ thành công, 3-đồng bộ bị lỗi.

Tham khảo yêu cầu SRS tại đây

####Portlet - ID 12: Quản lý cấu hình dịch vụ công trực tuyến (cấp 3)

• Xem/thêm/sửa/xóa thành phần hồ sơ (giao diện tương tự quản lý cây thư mục)
• Cấu hình thủ tục hành chính cho các thành phần hồ sơ

Danh mục hình vẽ:

• Hình giao diện quản lý danh sách mẫu hồ sơ
• Hình giao diện xem sửa mẫu hồ sơ
• Hình giao diện xem danh sách các thủ tục liên quan đến mẫu hồ sơ
• Hình giao diện cập nhật danh sách các thành phần trong mẫu hồ sơ
• Hình giao diện cập nhật một thành phần trong mẫu hồ sơ
• Hình giao diện quản lý danh sách cấu hình các dịch vụ công
• Hình giao diện cập nhật cấu hình một dịch vụ công

####Portlet - ID 13: Quản lý hồ sơ/giấy tờ của công dân và tổ chức

• Xem danh sách hồ sơ của cá nhân/tổ chức (có lọc theo trạng thái xử lý)
• Thêm mới hồ sơ với thủ tục lựa chọn
• Xem/sửa nội dung một hồ sơ, gửi hồ sơ để xử lý
• Xem kết quả xử lý mới nhất của các hồ sơ
• Tra cứu lịch sử các giao dịch xử lý của hồ sơ
• Tra cứu giấy tờ của cá nhân/tổ chức

Danh mục hình vẽ:

• Hình giao diện quản lý danh sách hồ sơ
• Hình giao diện tạo mới hồ sơ
• Hình giao diện sửa đổi thông tin hồ sơ
• Hình giao diện chuẩn bị giấy tờ trong thành phần hồ sơ
• Hình giao diện nhập dữ liệu trên form động
• Hình giao diện tải và nạp giấy tờ trong hồ sơ
• Hình giao diện xem phiên bản giấy tờ
• Hình giao diện xem kết quả hồ sơ
• Hình giao diện xem lịch sử giao dịch
• Hình giao diện các thao tác trên hồ sơ
• Hình giao diện tra cứu giấy tờ
• Hình giao diện tra cứu hồ sơ được xử lý hệ thống ngoài

####Portlet - ID 14: Menu phân loại trạng thái hồ sơ

• Thống kê phân loại số hồ sơ theo trạng thái hồ sơ
• Căn cứ theo role ngươi dùng để thống kê cho citizen, business và employee

Danh mục hình vẽ:

• Hình menu danh mục trạng thái hồ sơ

####Portlet - ID 19: Tra cứu theo dõi kết quả xử lý hồ sơ

• Tab tra cứu kết quả xử lý hồ sơ theo mã số tiếp nhận hồ sơ
• Tab theo dõi hồ sơ mới nhận, hồ sơ hoàn thành mới nhất
• Tab theo dõi realtime log xử lý hồ sơ dành cho admin
• Tab tìm kiếm hồ sơ và xem log hồ sơ dành cho admin
• Cấu hình lựa chọn tab được hiển thị trên portlet

Danh mục hình vẽ:

• Màn hình tìm kiếm nhanh hồ sơ, giấy kết quả và thủ tục
• Màn hình tìm kiếm hồ sơ
• Màn hình tra cứu kết quả xử lý hồ sơ
• Màn hình tìm kiếm giấy tờ kết quả

####Portlet - ID 24: Tra cứu xem log xử lý hồ sơ dành cho admin

• Màn hình xem log xử lý hồ sơ dành cho admin

####Portlet - ID 25: Danh sách thông báo hồ sơ xử lý

• Màn hình danh sách hồ sơ mới tiếp nhận, hồ sơ mới hoàn thành, hồ sơ đang quá hạn,...

####Portlet ID 26 - Tiếp nhận hồ sơ qua mạng cho các dịch vụ công Giao diện hướng dẫn thực hiện thực hiện các dịch vụ công kể cả mức độ 2.

• Màn hình lựa chọn danh sách dịch vụ công
• Màn hình hướng dẫn thực hiện dịch vụ công