- Dokumentation/Kollaboration
Nästa samarbetsverktyg är till för att dela kunskap. Om varje medlem i teamet delar allt den vet om sitt arbete så kan var och en i teamet komma åt all information utan att behöva fråga andra, utan att behöva ha en uppsjö av möten vars enda syfte är att informera varandra. En mycket stor tidstjuv i många organisationer. Men det räcker inte med denna delning -- den behöver ske på ett sätt som är öppet. Och precis som den pågående konversationen sker via verktyg som är en utveckling av tidiga internetjänster som IRC (Internet Relay Chat) och Jabber (tidigt Open Source-chatprogram), så har man de senaste åren anpassat wikis till ett internt samarbete.
Istället för att ”gömma” informationen i dokument som kräver särskilda program och istället för att ”arkivera” dess dokument på servrar som är svåra att komma åt från mobiler, eller till och med utanför arbetsplatsen, så är den nya principen enkel: Om du jobbar med text och bild så kan du använda en wiki av någon sort där alla kan skapa en sida med undersidor och där allt material är direkt tillgängligt som på en webbsajt. Alla har dessutom möjlighet att redigera alla sidor, vilket ytterligare ökar produktiviteten. (Man kan också göra grupper där utvalda har tillgång till sidorna när det behövs.)
Låt oss ta exemplet att du ska skriva texter till det som ska finnas i menyn till en ny app eller någon annan digital tjänst ni utvecklar. Eller det kanske handlar om hjälpsidorna. Istället för att skriva din text i Word, som inte går att öppna på en mobil om den inte har Word installerat, så skapar du en ny sida på er wiki och skriver det du vill ha sagt. (Nåt roligare, write to your heart’s content) Nu inträffar två intressanta saker på en gång: Du behöver inte maila texten som en bilaga till någon. Och du behöver inte heller spara något dokument på en server i en trädstruktur av mappar som blir till en labyrint för de som ska hitta filen. En server som kanske inte går, eller åtminstone är krånglig, att nå utanför kontoret.
Den tredje saken som händer (synonym) är att den som går till din nya wiki-sida på sin dator eller mobil kan klicka “Redigera” och göra sina bidrag. Eller kommentera valda delar. Du kan se vilka bidrag och ändringar kollegor gör, till och med få notiser i vald kanal när någon adderat något på din sida.
Det kanske inte låter som så mycket, men den produktivitet som detta släpper loss jämfört med den tidigare världen av innehåll som är inlåst i andra företags applikationer är enorm. Och att på detta sätt förenkla processer samtidigt som man skapar möjligheten, eller underlättar, för kollegor att samproducera artefakter är oljan i det digitala maskineriet.
[Bild: En typisk wiki-sida från Notion.]
Exempel på bra wiki-appar för bättre teamsamarbete är Confluence[atlassia.com], Dropbox Paper[paper.dropbox.com] och Notion[notion.so]. Där Confluence är den mest utvecklade, men Dropbox Paper visar prov på intressanta egenskaper och kommer snart att integrera djupare med ditt befintliga Dropbox-konto. Det finns också Open Source-versioner av fler olika wikis som den händige kan installera och konfigurera själv.
En grundläggande fråga som ni kan ställa er är: Om materialet vi ska producera i första hand är bild och text, varför använda krångligare program och sätt att lagra än vad som behövs?
Lite senare kommer vi också att lära oss hur mycket snabbare utvecklingen går om även det som i slutänden ska bli rikare media än text -- till exempel upplevelsedesign, filmer eller infografik -- börjar sitt liv i ett enklare format. Som manus eller skisser. Så att kollegor kan kommentera och bidra innan vi lagt ned arbete i “full upplösning”. Det här är en grundläggande tanke i hur förenkling av processer och material leder till högre digital produktivitet.
Det går helt enkelt snabbare att göra bra saker om fler har tittat på dem under vägen. Så vi måste skaffa oss verktyg för både “fler” och “titta på”.
(Något om hur Google Docs visserligen är online och i browsern, men hur det blir till en dokumentstruktur på en server och inte har wikins naturliga lätta sätt att hitta. Plus alldeles för många möjligheter att formge. Plus har inga riktigt bra mobila versioner.)
(Något om struktur- och intellektuellt kapital?)